複合機をインターネットに接続する際の注意点

近年、複合機のセキュリティについて問題が生じており、注意喚起がされています。それは、ある学術関係機関において、複合機の情報がネットを介して閲覧できる状況になっていたことが問題視されたからです。

そこで、複合機にはアクセス制限をかけてネットセキュリティ対策をすることが重要です。

オフィス機器もネット接続する時代

電話回線をしいて、ビジネスフォンを導入、さらにインターネット環境も整って新オフィスで心機一転スタートというシーンが訪れたとします。

そんなときに注意したいのが、複合機のこと。もしかしたら、オフィス移転や会社の新規設立などの際に、新しく複合機を導入するケースがあるかもしれません。最近の複合機は、コピーだけでなく、ファックスやスキャナ、ファイルサーバ連携機能などのさまざまな役割が拡大しており、多彩な機能があります。インターネットに接続することで、あらゆる便利が実現しています。

とはいえ、その便利さの裏側には、ネットセキュリティを万全にしなければならないということがあります。

セキュリティ対策は忘れずに

複合機にセキュリティ対策を行わないと、顧客情報など、自社の機密事項が外部に漏れてしまう恐れがあります。もしセキュリティ対策が十分でないと感じたら、インターネット接続そのものをやめることや、ファイアウォールを経由させるなどして対処を行います。

また、機器そのものに認証アクセス制限をかけることで、対処を行う場合もあります。

いずれにしても、複合機はパソコンなどと比べてセキュリティ対策が手薄になりがちです。他のオフィス機器で、インターネット接続機能を有するものについても十分な注意が必要です。

オフィス移転時や、新規設立などの際は、複合機もセキュリティ対策が必要、という点だけ注意しておきましょう。不明なことがあれば、専門業者に問い合わせて、うっかり情報漏えいになってしまっていたということに後から気づくなどはないようにしましょう。

なぜ光ファイバーがおすすめなのか？

「新規オフィスを立ち上げることになった」「事業拡大に際し、オフィスを移転することになった」ときには、使うインターネット回線を決める必要があるでしょう。そんなときには、よく「光ファイバー」がおすすめされることが多いものです。けれど、光ファイバーにはどのようなメリットがあるのでしょうか？　そのポイントをご紹介します。

　高速通信が可能

インターネット回線を光ファイバーにする一番のメリットは、やはりその回線速度の速さではないでしょうか。ADSL回線と比べて、約6倍もの下り速度を誇ります。容量の大きい重要書類の受け渡しや動画のダウンロードなど、なんとなく待っていたあの時間が減り、劇的にスピードアップするのは、業務効率化にもつながります。

　光ファイバーは場所による回線速度の影響が少ない

光ファイバーのメリットは、NTT局舎からの距離の影響をまったく受けないところにもあります。光ファイバーは建物や周辺環境に依存しないことから、回線速度が安定しているのです。

この回線速度の点で比較すると、ADSLはNTT局舎からの距離に応じて、スピードが落ちることがあります。もし新しいオフィスがたまたま回線速度が遅い立地だった場合に損になります。

　他の利用者の影響を受けるデメリット

一方、光ファイバーにもデメリットがあります。それは、ファミリータイプの場合、回線を32人で共有することで、速度が遅くなる場合があることです。場合によってはADSL回線よりも遅くなってしまうこともあるようです。利用環境によって大きく変わることなので一概にはいえませんが、覚えておきたいところです。

光ファイバーのインターネットは、このようにメリットがとても大きくなっています。業務効率化を望むのであれば、ぜひ光ファイバー導入を検討したいところです。

また、光ファイバー回線は、光電話とも同時に契約できます。コスト削減の点でも大きな意味があるので、インターネットだけでなく、通信環境をトータルで考えましょう。

SOHOにおすすめ！インターネットFAX

SOHOオフィスを構える方にとって、通信コスト削減は必須の課題です。電話回線の種類を選んだり、割引サービスを利用したりとさまざまな方法が考えられますが、なかでも今回はFAXについて焦点を当ててみましょう。

SOHOオフィスでよくFAXを利用される方は必見！　コスト減できる方法をご紹介します。

インターネットFAXとは？

FAXのコスト減を考えた場合、通信コストと消費電力コストについての削減を考えなければなりません。消費電力コストは、常時待機が必要なFAX機器の特性上、仕方のないことといえます。また、通信コストについては、なかなか手の打ちようがないのが事実です。

このような中で、トータルでFAXのコスト削減できるサービスがあります。それは、インターネットFAXと呼ばれるものです。インターネットFAXとは、インターネット回線を介してFAXを送受信できるサービスで、FAXのデータはEメールの添付ファイルとして閲覧できます。オフィスの複合機だけでなく、パソコンや携帯電話、スマートフォンなどからもFAXが確認できるのです。

FAXと電話を別々にしたいができない場合に有効

このインターネットFAXのメリットは、パソコンやモバイル機器で簡単にいつでもどこでも確認できる手軽さが大きいです。また、このインターネットFAXのサービスを契約して利用することは、FAXを受信する回線を確保できない場合に便利です。例えば、アナログ回線の場合、FAXと電話は同時通信できません。そんなとき、インターネットFAXに登録すれば、安心して電話だけの利用にすることができます。

FAXのコストがトータルで削減可能

先ほども述べたように、FAXのコストには通信コストと消費電力コストがあります。

インターネットFAXならこのどちらも削減できる見込みがあります。

通信コストについては、サービスによっては、同じサービスを契約している間同士では送受信料が無料になることもあります。また、「ひかりFAX」というNTTのインターネットFAX

を例に挙げると、従来のFAXと比べて高速通信が可能なので、その分FAX送受信にかかる時間が短縮になるため、その分通信料が削減できます。

インターネットFAXをぜひ導入検討してみてください。

電話機導入時にインターネットが使えるようになるまでの期間は？

ビジネスフォンを導入する場合、インターネット周りのことも同時に配慮しましょう。

しかし、インターネットを利用するにはどうしても導入までに時間がかかるものです。さらに電話機そのものの設置工事や、電話回線の利用日、そしてインターネット回線の利用日は実にバラバラ。上手にスケジューリングしなくてはなりませんよね。そこで、電話機を導入したときに、インターネットが使えるようになるまでの期間をご紹介します。

ビジネスフォンを新規・移転で導入したい

ビジネスフォンを新規オフィスに導入する場合や、オフィス移転などに際して総入れ替えを計画している方は、それぞれの工事日や使用可能開始日などを確認しておきましょう。

もちろんおおまかな日数になりますが、だいたいのかかる日にちを見積もって行動すれば、前倒しでスケジュールが立てられるので、万が一の不具合やミスにも対処ができます。

　電話回線はどれくらいで使えるようになる？

一般的に、電話回線のうち、NTTのアナログ回線である加入電話は、申し込みから約5営業日で利用可能だといわれています。しかしこれはすべての書類がそろった時点での最短日数ですのであくまでめやすとなります。

　インターネットはどれくらいで使えるようになる？

ではインターネットを導入する場合、どれくらいの日数がかかるのでしょうか？

一般的に、NTTのADSL回線は約5営業日から使用可能で、NTTのBフレッツ回線の場合は、約14営業日から使用可能だといわれています。ただし、Bフレッツの場合、利用環境によっては大掛かりな工事が必要になるので、導入～利用開始までに1～2ヶ月要することになるといわれています。

電話機の工事は、専門業者に依頼することが多いですが、これもあまりに直前だとなかなか希望日の工事がむずかしいこともあるので調整が必要です。

最長でかかるケースも想定し、余裕を持って、すべて1～2ヶ月前には申し込みするようにしたいところです。

ナンバーディスプレイの仕組み

ナンバーディスプレイも「受話器を上げると発信音が鳴る」仕組みと同じ様に、電話網と電話機との間で信号をやり取りしています。

着信側のナンバーディスプレイに対応した電話機を起動するため、着信側の交換機が情報受信端末起動信号を送り出しま す。

情報受信端末信号の送出後、一定時間（6秒）までに電話機側から応答がない場合は電話機側にナンバーディスプレイの機能がないと判断されます。

交換機は電話機から一次応答を受信すると、発信者の番号などの情報をモデム信号で送ります。

着信端末はモデム信号を受信すると、受信完了信号を送ります。

これにより交換機は発信者番号を端末が受信したと認識し、通常の電話の呼び出し動作に移ります。

発信者に呼び出し音を送るという仕組みです。

電話番号だけでなく名前も送れる

「ネーム・ディスプレイ」という発信者の名前を表示するサービスがあります。

あらかじめ登録したユーザーの発信者名を「文字」で通知することができます。

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